شرح وظائف کارگروه های برگزاری همایش ها

شرح وظائف کارگروه های برگزاری همایش ها

شرح وظایف دبیرخانه

تمهید مقدمات و هماهنگی لازم برای تشکیل جلسات ستاد و انعکاس آن به ستاد برگزاری یادواره 1-

تشکیل جلسات توجیهی مستمر برای مسئولین و اعضای کمیته ها و واحد های ذیربط
 صدور ابلاغ برای کلیه ی عوامل اجرایی و پیگیری مربوط به آن 3
 انجام کلیه ی امور مربوط به مکاتبات لازم با ادارات ، سازمان ها و نهادهای دولتی و غیر دولتی -.4-
 ابلاغ شرح وظایف مسئولین کمیته ها و اعضای زیر مجموعه ی آن ها 5-

تحریر مشخصات شهدای فرهنگیانو دانش آموزان مدرسه، تقدیرنامه ها و لوح های یادبود 6-
 تهیه و تنظیم آمار و اطلاعات مورد نیاز بر اساس فرم های ارسالی و ارائه ی آن به کارگروه ها7-
کارگروه اجرایی
 ارتباط مستمر با دبیرخانه و تشکیل جلسات هماهنگی

نظارت دقیق بر اجرای برنامه در طول برگزاری همایش

نظارت کامل بر محل برگزاری همایش و کنترل مسائل فنی مربوطه و رفع نقص مسایل فنی مربوطه و رفع نقص مسایل فنی مربوطه

تعیین جایگاه مناسب برای میهمانان ویژه و مسئولین شرکت کنند

 تدوین برنامه روز همایش

تهیه جدول زمانبندی و ریز برنامه ها

ایجاد هماهنگی بین گروههای مختلف ( مجری برنامه ، قاری قرآن ، گروه موزیک ، حاملان قرآن ،گروههای هنری، سخنرانان و عوامل فنی ، صوتی و تصویری سالن اجرای مراسم)

-انجام امور تبلیغی مناسب با همکاری کمیته روابط عمومی و اطلاع رسانی

-تهیه گزارش کاملی از روند امور و ارائه آن به مسئول دبیرخانه

-پیش بینی و درخواست نیرو ها و امکانات لازم
 طراحی مکان برگزاری همایش  
 استخراج اسامی مهمانانی که نیاز به بیتوته دارند
 تهیه گزارش کاملی از روند اجرای همایش و ارائه آن به دبیرخانه

 پیش بینی و درخواست نیرو ها و امکانات لازم

 انجام کلیه ی موارد ارجاعی عند اللزوم

کارگروه اسکان وپذیرش
تهیه و تکثیر فرم های پذیرش برای تمامی کسانی که نیاز به اسکان دارند

تکمیل فرم های ویژه پذیرش و اسکان

دریافت فرم های نظر خواهی از شرکت کنندگان در هنگام خروج با همکاری کارگروه نظارت و ارزشیابی

پیش بینی اماکن مناسب جهت تسهیل در امر پذیرش افراد و گروهها

پیش بینی خوابگاههای مناسب به تفکیک جنسیت و براساس آمار

توزیع بسته فرهنگی که در بدو ورود باید در اختیار افراد قرار گیرد

تحویل گرفتن خوابگاهها و امکانات غیر مصرفی که در اختیار گروهها قرار داه شده است

-انتخاب نیروهای مناسب ، صبور ، پرتوان و خوش برخورد جهت پذیرش میهمانان

تهیه گزارش کاملی از روند امور و ارائه ی آن به مسئول دبیرخانه

پیش بینی نیرو ها و امکانات لازم

-                                                                               کارگروه پذیرش
تهیه و تکثیر فرم های پذیرش برای کلیه شرکت کنندگان 

تکمیل فرم های اطلاعات و پذیرش شرکت کنندگان
پذیرش میهمانان با استفاده از فرم ها ، از روی لیست های اعلام شده

-دریافت فرم های نظر خواهی از شرکت کنندگان در هنگام خروج ، با همکاری و نظارت و ارزشیابی -توزیع بسته فرهنگی که در بدو ورود باید در اختیار افراد قرار گیرد

انتخاب نیروهای مناسب ، صبور ، پرتوان و خوش برخورد جهت پذیرش شرکت کنندگان -تهیه گزارش کاملی از روند امور و ارائه ی آن به مسئول دبیرخانه

کارگروه تدارکات و پشتیبانی
-پیش بینی و برآورد اعتبارات در ارتباط با همایش و پیگیری آن تا حصول نتیجه

هماهنگی برای اجرای برنامه تغذیه ، پذیرایی

تهیه کلیه ی امکانات مورد نیاز جهت تغذیه و پذیرایی ،

-نظارت بر نحوه سرو غذا و پذیرایی در تمامی مراحل

-پیش بینی نیرو ها و امکانات مورد نیاز

عقد قراردادهای لازم در خصوص برگزاری همایش

-نظارت کامل بر کار کلیه ی نیروهای خدماتی در سالن ها و فضاهای اجرا ، خوابگاهها و غیره پذیرش

-بررسی وضعیت نقلیه ی مناطق و شهرستان ها و ارائه ی گزارش به دبیرخانه

پیش بینی پارکینگ های مناسب جهت تسهیل در آمد و شد

-تهیه جوائز ، هدایا ، تندیس ها و لوح های تقدیر و یادبود های مورد نیاز پیش بینی چگونگی و نحوه پرداخت حق الزحمه ها در صورت تصویب ستاد و با هماهنگی دبیرخانه-تهیه گزارش کاملی از روند امور جهت ارائه به دبیرخانه همایش

کارگروه حفاظت و حراست
هماهنگی با نیروی انتظامی جهت همکاری و حضور فعال در زمان برگزاری همایش و توجیه آنان در انجام

-مکاتبه با اداره آب و برق در خصوص جلوگیری از قطع آنها در زمان اجرای همایش

هماهنگی با اداره راهنمایی و رانندگی

هماهنگی با اداره آتش نشانی جهت استقرار در محل و پیش بینی وسایل ایمنی

هماهنگی با اورژانس و پیش بینی آمبولانس

تهیه کارت ویژه برای عوامل اجرایی

-تهیه گزارش کاملی از روند امور و ارائه آن به دبیرخانه همایش

پیش بینی و درخواست نیروها و امکانات لازم

کارگروه روابط عمومی واطلاع رسانی
-برقراری ارتباط مستمر با دبیرخانه و تشکیل جلسات مورد نیاز جهت هماهنگی هر چه بهتر امور

- دعوت از سخنرانان و میهمانان

-تحریر اسامی مسئولین در دعوتنامه همایش و ارسال آن

طراحی و چاپ کارت دعوت پس از تایید ستاد برگزاری همایش

تهیه لوازم مورد نیاز و انجام کلیه ی امور تبلیغی شامل پارچه نویسی، تهیه و توزیع تراکت،پوستر،بروشور،آویز ،استند

هماهنگی جهت فیلمبرداری و عکاسی و تهیه گزارش های تصویری از تمامی مراحل اجرای برنامه

تهیه امکانات و وسایل مورد نیاز واحد های سمعی و بصری

هماهنگی با کلیه ارگان ها ، سازمان ها و ادارات مرتبط جهت تبلیغات لازم در مکان های مناسب شهر

-تهیه گزارش کامل از روند برگزاری همایش جهت انعکاس در مطبوعات و رسانه های گروهی

-نظارت مستمر بر کیفیت صوت و تصویر سالن های اجرای مراسم

ضبط صوتی و تصویری کلیه ی برنامه های همایش

-تهیه گزارش کاملی از روند امور و ارائه ی آن به مسئول دبیرخانه

پیش بینی و درخواست امکانات لازم

انجام کلیه امور ارجاعی عنداللزوم
کارگروه نظارت و ارزیابی

-همکاری و هماهنگی با دبیرخانه همایش و کلیه مسئولین کمیته ها تهیه فرم های مورد نیاز برای ارزیابی از فعالیت های کارگروه ها و ارائه ی آن به دبیرخانه همایش
تهیه ، تکثیر و توزیع فرم های نظر خواهی از مدعوین

استخراج نظارت ارائه شده و تحلیل و جمع بندی گزارش ها و نتایج ارزیابی مستمر
ثبت نکات مثبت و منفی کار کارگروه ها
نظارت کامل بر محل های اسکان ، پذیرش ، سالن های اجرا ،

-تهیه گزارش کاملی از روند اجرای برنامه ها و ارائه آن به مسئول دبیرخانه

نظارت کامل برنحوه ی اجرای مصوبات ستاد برگزاری